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通易干货:成本超标,ERP管理系统该如何改善?

2019/8/16 9:49:25

  现如今,全球制造业格局不断调整,新一轮信息技术革命正在对制造业产生革命性影响,工业4.0、智慧工厂、智能制造等不断涌现的技术应用名词充斥在整个行业,对全球制造商来说,如何抓住新一轮的行业变革机遇尤为重要。


  众所周知,ERP管理系统集信息技术与先进的管理思想于一身,成为现代企业运行模式,反映时代对企业合理调配资源,最大化地创造社会财富的要求,是企业在信息时代生存、发展的基石。那么对于那些迫切希望找到扩大业务、保持增长优势的制造商来说,提升创新能力,实现转型升级便显得尤为重要。而正是这样的新需求和新转变,才使得企业对ERP管理系统有了更多、更高的要求。


  由于各种不可抗力因素,在投入使用ERP管理系统的过程中,由于市场环境的变化,亦或者客户自身需求的改变等,导致原来的系统运维使用成本超过预定计划。所以,是时候做一些事情来改善现状了。


ERP企业管理系统


关于ERP管理系统改善的几点意见


  数据的准确度是最能够反映ERP管理系统运行状况的一个指标。在给ERP管理系统进行改善的时候,必须根据需要抓住基础数据,对价格表、供应商明细表等记录进行审核。具体应要核对如下几组数据的准确率:


一、ERP管理系统账上库存数量与实物数量的一致性


  在使用ERP管理系统后,以系统数据做基础,对实物进行盘点,然后确定两者之间的差异,并做原因分析,还可以了解用户是否按标准在操作。


二、订单中的未交货明细


  包括采购订单上的未交货明细和销售订单上的未交货明细,根据其他单据更新的采购订单和销售订单,同时涉及多部门合作,如有问题,就要采取措施,来确保各部门的友好协作。


三、需要查看单据编号等是否符合要求


  企业在上ERP管理系统之前,一般都需要编制一套编码规则,包括各种单据的编号、产品编号、员工编号等。在实际工作中,员工流动及其他原因会导致编码混乱。不一致的编码规则会导致其它部门查询数据的困难。故在改善时,可以查询员工是否按编码规则在进行编码,并加强对相关用户的培训。

 


  现在大部分ERP管理系统都是以流程驱动的。也就是说,根据业务流程来开发、设计、实施、操作ERP管理系统。这就给了我们第二个ERP管理系统改善的指标,即评估企业用户操作流程的标准化。


  在评估这个指标的时候,需要抓住企业的关键流程,具体抓住以下几个流程即可:


  1.销售循环流程


  包括客户审核、信用复核、销售接单、发货等多个环节。建议抓住关键环节的关键点,看看用户操作是否到位。


  2.相关计划的操作流程


  如对于先接单后采购的企业来说,需要根据销售订单来生成采购计划。在改善时,就需要考虑后续的操作跟这个计划的符合程度。一般来说,如果计划与实际符合,需要先更改计划,而不能够直接在后续的单据中进行更改。如销售订单有变化,就需要先更改销售订单,然后再根据更改后的销售订单来调整销售计划与采购计划。这是前后一致的流程。如果发现这里有不一致,那么系统稽核人员就需要分析不一致的原因,并寻求后续的措施。


  3.采购循环流程


  在这个流程中,主要是采购单流程与采购收货流程。对于采购单来说,企业是否允许无单采购,一般都要求有原始的单据。系统稽核人员可以在ERP管理系统中导出没有原始单据的采购订单,然后进行追踪分析。在给ERP管理系统体检时,可以分析单据是否完备。如果完备的话,则说明相关操作按流程办事,否则就需要进行后续的完善操作。


  4.付款流程


  对于ERP管理系统来说,付款业务主要就是核对相关单据的内容。如对于供应商付款来说,需要考虑采购订单、供应商发票、入库单等单据是否齐备,金额是否有问题。同时还需关注,有没有重复付款的单据等。分析这些单据,可以判断与付款相关的用户在操作上是否标准,有没有偷工减料,甚至舞弊的事件发生。


  5.注意一些特殊的流程


  还有一些企业管理层比较重视的内容,如预收款、预付款业务,这便需要做特殊流程。如对于预收款业务来说,需要客户付款后才能够安排生产或者安排出货。


ERP系统软件

 

  当ERP管理系统运用的比较熟练之后,用户对ERP管理系统的依赖程度会很强。一旦有ERP管理系统不能够正常运行的情况,用户将无法开展正常的工作。这就给了ERP管理系统改善的第三个指标,即做好用户改善。


  依照实践经验,从涉及IT部门具体动作的层面,理清对应的工作思路,让大家做到心中有谱。


  1、随时随地培训各级员工,规范操作


  ERP软件实施完成后,培训的工作告一段落。然而随着ERP系统软件人员的变更、以及企业业务的变化,导致ERP系统软件用户遇到这样那样的问题。


  有的ERP系统软件用户凭借自己对系统的初步了解,遇到问题随机应变,表面上看及时处理了工作的实际问题,但由于不规范,最后导致后续各种问题的出现。如:仓库操作过程中,一些参数选择不慎问题,导致财务数据出现错误。


  因此ERP专职人员,不定期要到现场去,要随时随地培训员工,不断完善操作用户操作手册,让ERP系统软件用户依照标准的流程进行操作。这样就能保持ERP系统软件用户对系统的熟习程度在一定水准上。遇到例外问题,也会及时报告,避免擅自处理带来的冲突。


  2、搞好激励机制,充分调动公司非IT资源,关注ERP系统软件的改善


  某些问题的解决可以有比较长的时间,这是持续改善最有利的条件之一。这时候就要鼓励ERP系统软件用户去研究ERP管理系统本身。我们可以在测试环境,变化一些参数设置,或起用一些原来未曾使用过的功能,从容不迫地解决业务中的实际问题。


  其次ERP系统软件用户参与多了,解决问题的机会就会多起来。特别是ERP系统软件用户在对业务本身很熟悉,若加上深入了解自己相关的ERP管理系统,提出的解决方案就会更加有效,极大弥补ERP系统软件专职人员的不足。


  3、研究业务、关注现场


  在实际工作中,我们发现,一个业务的问题涉及的流程,不仅仅跨越岗位、部门,甚至有机会跨越不同的公司,因此,IT专职人员,就必须认真学习业务,从IT的角度来审视,是否有机会利用ERP管理系统改善现有流程。


  套用现在流行的管理语言就是:接触,观察,倾听,提问,渗透,影响。


  4、顺应时机,导入关联新技术,扩大ERP管理系统的影响


  我们要敢于承认ERP管理系统的不足,在特定动作上,不仅仅可以依赖手工操作解决,在条件允许的情况下,也可以导入成熟的新技术,弥补ERP管理系统的不足。


  维护和升级是ERP系统软件持续改善的重点工作之一。企业定期检查ERP管理系统,才能及时掌握ERP系统软件现状,一旦系统出现故障,可立即采取相应解决措施。


  最初你的ERP管理系统解决方案看起来近乎完美,但随着时间和需求的改变,ERP系统软件往往也开始发生变化。当你的系统已经不能有效的满足你的需求,就需要改变。了解你的公司真正的需求,然后权衡利弊,做出正确的选择。这样才能够部署具有灵活性、能够满足行业需求的ERP管理系统,从而使企业专注于核心业务的良性发展。


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